Agregar Agentes al Buzón Compartido

1. Abrir la Configuración del Buzón Compartido

• Accede a la Aplicación Mercuri en Pipedrive:

  • Comienza iniciando sesión en tu cuenta de Pipedrive y navegando a la aplicación Mercuri. Puedes encontrar la pestaña Mercuri dentro de la interfaz de Pipedrive, donde gestionas tus comunicaciones por SMS y WhatsApp.

• Navega a la Sección de Buzón Compartido:

  • Dentro de la aplicación Mercuri, busca la sección Shared Inbox. Aquí es donde se centralizan todas las conversaciones de tu equipo, permitiendo que múltiples agentes colaboren en las interacciones con los clientes.

  • Haz clic en la pestaña Shared Inbox para ver y gestionar las conversaciones que maneja tu equipo.

• Abrir Configuración o Gestionar Agentes:

  • Una vez dentro de la sección Shared Inbox, busca la opción Settings o Manage Agents. Normalmente se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla o dentro de un menú de configuración.

  • Haz clic en Settings o Manage Agents para comenzar a configurar el acceso para los miembros de tu equipo.

2. Agregar Nuevos Agentes

• Haz clic en Add Agent:

  • En la configuración de gestión de agentes, verás una opción para Add Agent. Este botón te permite añadir nuevos miembros del equipo al buzón compartido, habilitándolos para gestionar y responder a conversaciones con clientes.

• Introduce los Detalles del Agente:

  • Después de hacer clic en Add Agent, aparecerá un formulario donde puedes introducir los detalles de los agentes que deseas añadir.

  • Deberás proporcionar las direcciones de correo electrónico o nombres de usuario de los agentes. Estas credenciales deben coincidir con las que los agentes usan para acceder a Pipedrive, asegurando una integración fluida y un control de acceso adecuado dentro de la aplicación Mercuri.

• Asignar Roles:

  • Mercuri permite asignar roles específicos a cada agente según sus responsabilidades dentro del buzón compartido. Estos roles incluyen normalmente:

    • Viewer: Solo puede ver las conversaciones, pero no puede responder.

    • Responder: Puede ver y responder a las conversaciones.

    • Admin: Tiene acceso completo para ver, responder, gestionar la configuración y asignar conversaciones a otros agentes.

  • Elige el rol apropiado para cada agente seleccionándolo desde un menú desplegable u opción similar dentro del formulario.

3. Enviar Invitaciones

• Haz clic en Send Invitation:

  • Una vez que hayas ingresado los detalles necesarios y asignado los roles, haz clic en Send Invitation para invitar a los agentes a unirse al buzón compartido.

  • Los agentes recibirán una invitación por correo electrónico con instrucciones sobre cómo unirse y acceder al buzón compartido dentro de la aplicación Mercuri.

• Personalizar la Invitación (Opcional):

  • Si está disponible, puedes tener la opción de personalizar el mensaje de invitación antes de enviarlo. Esto te permite proporcionar contexto adicional o instrucciones para los agentes.

4. Confirmar el Acceso del Agente

• Supervisar Invitaciones Pendientes:

  • Después de enviar las invitaciones, puedes supervisar su estado en la sección Pending Invitations dentro de la configuración de gestión de agentes. Esta sección te mostrará qué agentes han recibido la invitación y si la han aceptado.

• Confirmar Aceptación del Agente:

  • Una vez que un agente acepta la invitación, su estado cambiará de Pending a Active. Esto significa que ahora tiene acceso al buzón compartido y puede comenzar a gestionar las conversaciones con clientes según el rol asignado.

• Reenviar o Cancelar Invitaciones:

  • Si un agente no ha aceptado la invitación, puedes tener opciones para reenviar la invitación o cancelarla. Esto es útil si el agente no recibió el correo electrónico o si hubo un error en el proceso de invitación.

• Revisar y Ajustar Roles:

  • Después de que los agentes se hayan unido, puedes revisar sus roles y hacer ajustes si es necesario. Esto se puede hacer directamente desde la configuración de gestión de agentes dentro de la aplicación Mercuri.

5. Gestionar Agentes en el Buzón Compartido

• Asignar Conversaciones:

  • Como Admin, puedes asignar conversaciones específicas a agentes individuales. Esto es útil para distribuir la carga de trabajo y asegurar que cada cliente reciba respuestas oportunas.

• Supervisar la Actividad del Agente:

  • Dentro de la aplicación Mercuri, puedes supervisar la actividad de cada agente. Esto incluye seguir qué conversaciones están manejando, los tiempos de respuesta y el rendimiento general.

• Eliminar o Reasignar Agentes:

  • Si un agente ya no forma parte del equipo o necesita ser reasignado a un rol diferente, puedes eliminarlo o ajustar su acceso desde la sección Manage Agents.